Đâu là những lý do tại sao cần phải lưu giữ các tài liệu hồ sơ?

     Bạn mới mở doanh nghiệp và không nắm rõ lý do tại sao cần phải lưu giữ cũng như quản lý tất cả các tài liệu, chứng từ hay vật mang tin. Hãy cùng Maxda Việt Nam tham khảo các lý do điển hình sau đây, để từ đó bạn sẽ thấy những lợi ích cũng như sự cấp thiết của việc này.

1. Đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

     Căn cứ các tư liệu lưu trữ đã được tập hợp, thống kê từ quá khứ đến hiện tại, bạn sẽ dễ dàng biết được doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp mình. Đây được xem là những con số tài chính quan trọng và hết sức giá trị. Và bạn sẽ đánh giá được hiệu quả hoạt động kinh doanh trong những năm vừa qua là tốt hay kém.

2. Dự báo được tương lai, định hướng phát triển kinh tế

     Bạn đã có sẵn một kho dữ liệu vô cùng giá trị từ công tác lưu hồ sơ, nhờ những số liệu được thu thập trước đó, bạn có thể dễ dàng phân tích, dự báo được những con số tương lai. Để từ đó, bộ phận quản lý đưa ra được những kế hoạch sản xuất, chiến lược kinh doanh phát triển doanh nghiệp sao cho phù hợp với tình hình thực tại, cũng như hợp xu hướng thời đại.

3. Xử lý công việc nhanh gọn, hiệu quả

     Khi bạn cần thông tin để xử lý dữ liệu, nếu chẳng may, bạn không lưu giữ hồ sơ trước đó hoặc những tư liệu liên quan một cách cẩn trọng và thông minh thì thời gian để bạn có kết quả báo cáo với ban quản lý sẽ khá lâu. Không những vậy, yếu tố thời gian và chất lượng sẽ kéo theo hiệu quả làm việc của bạn bị giảm sút. Nên việc lưu trữ hồ sơ là việc vô cùng cấp thiết.

4. Bằng chứng cho các cơ quan kiểm tra

     Trường hợp cơ quan thuế, bộ phận thanh tra và kiểm toán kiểm tra hoạt động, sự minh bạch của doanh nghiệp hàng năm hoặc đột xuất, bắt buộc bạn phải luôn có sẵn tài liệu để chứng minh. Số liệu, tư liệu đã có, bạn dễ dàng giải thích với các cơ quan điều tra trong những sự vụ, đặc biệt là các sự vụ mang tính rủi ro.