Hướng dẫn cách bảo quản và phân loại hồ sơ tài liệu khi chuyển văn phòng

     Các giấy tờ hồ sơ tài liệu được nhiều anh chị khá quan tâm trong quá trình chuyển văn phòng. Nếu việc sắp xếp phân loại và bảo quản hồ sơ không thật chuẩn xác ngay từ ban đầu thì việc việc sắp xếp lại tài liệu ở văn phòng mới sẽ khá vất vả.

     Nhận thấy một số anh chị còn chưa có kinh nghiệm cũng như gặp khó khăn trong vấn đề sắp xếp hồ sơ tài liệu khi chuyển văn phòng, Maxda Việt Nam chia sẻ một vài kinh nghiệm về chủ đề này. Với những gì chúng tôi chia sẻ, hi vọng sẽ giúp ích cho bạn có thêm mẹo để sắp xếp hồ sơ tài liệu nhanh chóng hơn.

     Hãy theo dõi chủ đề chia sẻ cách bảo quản và phân loại hồ sơ tài liệu khi chuyển văn phòng qua bài viết dưới đây nhé!

1. Phân loại hồ sơ tài liệu khi trước khi chuyển văn phòng

     Phân loại hồ sơ tài liệu là công đoạn quan trọng không thể bỏ qua trước khi chuyển văn phòng. Tuy nhiên việc phân loại khoa học không phải ai cũng biết. Chính vì thế mà bài viết này sẽ rất hữu ích dành cho các bạn.

     Việc phân loại hồ sơ tài liệu hạn chế vấn đề mất mát giấy tờ, tài liệu bị xáo trộn trong quá trình chuyển về văn phòng mới. Dưới đây là kinh nghiệm của chúng tôi về vấn đề này.

     Điều đầu tiên bạn cần phải làm là kiểm tra tổng thể toàn bộ số lượng tài liệu là bao nhiêu. Sau đó tiến hành phân loại theo năm, tháng, quý, tên, lĩnh vực cụ thể, nói chung càng cụ thể càng tốt. Tùy theo đặc thù từng công ty mà bạn nên linh hoạt phân loại hồ sơ tài liệu sao cho phù hợp.

2. Đóng gói và bảo quản hồ sơ tài liệu khi chuyển văn phòng

     Đa phần anh chị em đều sử dụng loại thùng giấy để đóng gói và bảo quản tài liệu. Tuy nhiên sử dụng thùng giấy sẽ có rủi ro nhất định bởi hầu hết các hồ sơ tài liệu đều là giấy. Rủi thời tiết xấu, sơ ý đổ nước có thể làm ướt các loại giấy tờ quan trọng.

     Giải pháp chúng tôi đề xuất sử dụng các loại thùng tôn chuyên dụng để đóng gói và bảo quản hồ sơ tài liệu. Cách này rất tiện lợi và hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra.

     Sau khi đã đưa tài liệu vào các thùng đừng quên kiểm tra toàn bộ có bao nhiêu thùng, ghi chú tài liệu có trong từng thùng để dễ dàng sắp xếp lại khi đến văn phòng mới.

     Đối với các loại giấy tờ quan trọng cần bảo mật, bạn có thể tự bảo quản và vận chuyển để tránh tình trạng mất mát các thông tin quan trọng của công ty.

     Như vậy là chúng tôi vừa chia sẻ xong về kinh nghiệm bảo quản, phân loại hồ sơ tài liệu khi chuyển văn phòng. Đây là những giấy tờ quan trọng, việc để mất tài liệu hay thiếu sót trong quá trình vận chuyển sẽ dẫn đến các rủi ro không đáng có trong tương lai.