Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ là gì?

     Lưu trữ hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của mỗi cơ quan, tổ chức, quốc gia nhằm phục vụ cho nhu cầu khai thác của đời sống xã hội, vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử. Vậy mục đích của việc lưu trữ hồ sơ là gì?

1. Cung cấp nguồn thông tin

    Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ trước tiên là để cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Những tài liệu, số liệu hay tư liệu được lưu trữ có mức độ tin cậy cao nhằm phục vụ cho các mục đích từ chính trị, kinh tế, văn hóa tới xã hội. Việc lưu trữ hồ sơ cũng giúp cho các cơ quan có thêm các thông tin từ quá khứ, có căn cứ hay bằng chứng phục vụ cho công tác quản lý. 

    Đây cũng là nguồn thông tin hữu ích để các cơ quan có thể giáo dục cho các thế hệ nhân viên những truyền thống, quy định trong cơ quan. Đồng thời, lấy các tài liệu lưu trữ làm cơ sở, làm gương để rút ra những kinh nghiệm xương máu trong quá trình hoạt động, sản xuất hay kinh doanh

2. Nâng cao hiệu quả công việc

    Việc lưu trữ hồ sơ còn giúp cho bộ phận cán bộ công nhân viên chức có thể nâng cao hiệu quả làm việc, tối ưu được thời gian giải quyết công việc, đáp ứng được yêu cầu của các tổ chức cá, nhân. Những cán bộ, công chức, viên chức có thể thông qua các hồ sơ lưu trữ để tìm hiểm, đúc rút ra những kinh nghiệm từ quá khứ để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong hiện tại.

    Trong yêu cầu cải cách hành chính của nước ta, việc nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của những người cán bộ công nhân viên chức cũng là một trong số mục tiêu quan trọng. 

    Việc nâng cao hiệu quả hoạt động cũng được áp dụng trong đời sống hàng ngày. Ví dụ như việc lưu trữ lại những bản thiết kế các công trình kiến trúc, điện nước,... sẽ phục vụ cho những người thế hệ sau nghiên cứu và khôi phục lại những công trình kiến trúc, những hệ thống cấp thoát nước gặp vấn đề hư hỏng. Họ sẽ dễ dàng tìm ra mấu chốt của vấn đề và thực hiện sửa chữa. 

3. Công cụ để kiểm soát thực thi

    Lưu trữ hồ sơ còn nhằm mục đích lấy căn cứ để kiểm soát công tác thực thi tại các cơ quan, tổ chức. Lưu trữ hồ sơ giúp cho các cơ quan có đủ các thông tin, tài liệu cần thiết để phục vụ cho các hoạt động kiểm tra, thanh tra từ các cấp trên - sở, bộ ban ngành.

    Với những cơ quan tổ chức liên quan đến pháp luật như các trụ sở công an, tòa án nhân dân,... việc lưu trữ hồ sơ sẽ giúp cho họ có căn cứ, bằng chứng để thực hiện những và giải quyết những vụ án hình sự, dân sự. Trong nhiều năm về sau, nếu có những vấn đề khúc mắc đều có thể tìm lật lại hồ sơ để giải quyết vấn đề, đảm bảo được sự công bằng, tin tưởng cho người dân và xã hội.

4. Bảo vệ bí mật thông tin

    Việc lưu trữ hồ sơ còn nhằm mục đích bảo vệ bí mật của các tổ chức, cơ quan, quốc gia.

    Nhiều nhân viên của các cơ quan hiện nay thường bỏ hoặc bán đi những giấy tờ, hồ sơ cũ. Điều này không những làm cho cơ quan đó bị mất đi một nguồn thông tin dự trữ khi cần thiết mà còn có thể để lọt những thông tin quan trọng của cơ quan ra bên ngoài. Nhất là khi những văn bản đó bị rơi vào tay kẻ xấu, có những ý đồ bất chính sẽ gây ra những tác hại khó lường đối với hoạt động của cơ quan. 

5. Văn hóa 

    Lưu trữ hồ sơ không những hướng tới mục đích phục vụ cho những hoạt động của quốc gia mà còn để gìn giữ những giá trị văn hóa của dân tộc.

    Những thông tin, sự kiện quan trọng trong một ngành, một lĩnh vực hay hoạt động trong các cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân sẽ được biên soạn lại như một nguồn di sản văn hóa, là tinh túy nhân loại. Ngoài những di sản văn hóa mà chúng ta vô cùng trân quý như các công trình kiến trúc, tượng điêu khắc, hội họa,... của người xưa thì những tài liệu lưu trữ càng khiến chúng ta cảm thấy tự hào hơn.